Smarte Rechnungs-verwaltung mit Qonto

Bei der Rechnungserstellung an Ihre Kund:innen ist es essentiell darauf zu achten, dass alle Pflichtangaben sowie weitere relevante Informationen aufgeführt werden. Dazu gehören:

• Name und Adresse von Auftragnehmer:in und Auftraggeber:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsausstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistungen und Produkte
• Nennung des Leistungszeitraums
• Preis, Zahlungsbedingungen und Angabe einer Zahlungsfrist
• Angabe der Mehrwertsteuer, Steuersatz bzw. Steuerbefreiung
• Minderungen wie Skonti, Rabatte, Gutschriften oder Verrechnungen müssen in der Forderung nachvollziehbar aufgeführt sein.

Um Sie bei der Rechnungsstellung zu unterstützen, bieten wir ein integriertes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen und andere Unternehmensformen an. Außerdem haben wir eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen zum Download für Sie erstellt.

Wenn Sie ein Unternehmen führen, egal in welcher Größe, gilt eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von 10 Jahren. Digital gespeicherte Rechnungen sparen Platz, Kosten und Zeit bei der Organisation, da sie direkt an einem Ort archiviert und chronologisch geordnet werden. Aktenschränke gefüllt mit Ordnern sind passé. Und Sie können jederzeit auf die digitalisierten Dokumente zugreifen, wann und wo Sie möchten.

Sie können Ihre Rechnungen z.B. direkt in Qonto erstellen, praktische Funktionen wie die automatische Rechnungsnummerierung einrichten und die Rechnungen nach Kategorien und Kunden filtern. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Datei für jede:n Kund:in anzulegen und die Anschrift anzugeben. Die Daten werden gespeichert und Sie müssen sie für zukünftige Rechnungen nicht wieder manuell eingeben.

Gut zu wissen: Achten Sie bei der Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen von Lieferantinnen oder Lieferanten auf die Rechtssicherheit gemäß GoBS und informieren Sie sich hierzu bei Ihrer Steuerberatung.

Ja. Um Ihren Rechnungen einen Wiedererkennungswert und ein individuelles Design zu verleihen, können Sie Ihr Logo im Format JPEG oder PNG in Ihr Qonto Geschäftskonto hochladen. Es wird anschließend gespeichert und jeder Rechnung automatisch hinzugefügt. Selbstverständlich können Sie Ihr Logo in den Einstellungen auch jederzeit wieder löschen und durch ein neues ersetzen.

Mit Qonto können Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen vereinfachen und die Zahlung an Ihre Lieferantinnen und Lieferanten besser organisieren. Sie sammeln Ihre digitalen Rechnungen und laden sie in Ihrer Qonto Desktop-App hoch, checken die Rechnungsinformationen und bezahlen sie mit wenigen Klicks. Handelt es sich bei der Zahlungsmethode um eine Echtzeitüberweisung, archiviert Qonto sie sofort im Bereich “Bezahlt”. Bei anderen Überweisungsarten erfolgt der Schritt, nachdem die Zahlung eingegangen ist. Solange finden Sie die Rechnung unter dem Menüpunkt "Geplante Zahlungen”.

Sie können allen Lieferant:innen einen Mehrwertsteuersatz und eine Kategorie zuordnen – jede künftige Transaktion wird entsprechend automatisch sortiert. Besonders praktisch: Qonto ordnet die Transaktion auch der passenden Rechnung zu. So behalten Sie immer den Überblick über Ihre Eingangsrechnungen, profitieren von einem Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung und verpassen keine Zahlungsfrist mehr.

Auch die Ausgangsrechnungen, bei denen Sie Absender:in sind, lassen sich in Qonto übersichtlich organisieren. In Qonto erstellen Sie Ihre Kundenrechnungen in wenigen Klicks und verfolgen den Bezahlstatus unter der Rubrik Rechnungsstellung. So behalten Sie Ihren Cashflow im Blick und können rechtzeitig Mahnungen schreiben, um auf offene Rechnungen zu reagieren.

Alle Kundenrechnungen werden in ausgestellte, bezahlte und stornierte Rechnungen kategorisiert. Qonto erkennt, sobald eine Rechnung mit gleicher Referenznummer beglichen wurde, und ändert den Status automatisch zu „Bezahlt". Sie können diesen Schritt alternativ auch manuell durchführen.

Bei Qonto sind Zusatzfunktionen, wie das unbegrenzte Erstellen von Rechnungen und der Bereich Lieferantenrechnungen mit allen Funktionen für die Smart-, Premium-, Essential-, Business- und Enterprise-Pläne inklusive.

Eine Übersicht über alle Preise und Features finden Sie auf unserer Preisseite.

Es gibt zahlreiche Buchhaltungstools, die Sie bei der Rechnungsverwaltung und beim Mahnwesen unterstützen. Dank unserer Partner-Integrationen können Sie Ihr Qonto Konto ganz einfach mit Ihrem Lieblingstool verknüpfen.

Lexoffice bietet Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit, Mahnungen bzw. Zahlungserinnerungen in wenigen Klicks zu erstellen und zu versenden. Eine mit lexoffice erstellte Rechnung lässt sich darüber hinaus im Handumdrehen in eine Mahnung umwandeln.

Auch sevDesk ist ein benutzerfreundliches Online-Tool zur Rechnungsverwaltung, das Sie neben dem Erstellen von Angeboten und Rechnungen, auch beim Mahnwesen und der Zahlungsüberwachung unterstützt.

Das Mahnwesen und die Rechnungsverwaltung sind eng mit der Finanzbuchhaltung verknüpft, da sich die sogenannte Debitorenbuchhaltung mit allen Ausgangsrechnungen und mit den Schuldner:innen eines Unternehmens beschäftigt. Sie kümmern sich um die Bezahlung von offenen Rechnungen und haben die Liquidität des Unternehmens im Blick, um bei Zahlungsausfällen rechtzeitig zu reagieren. Die Debitorenbuchhaltung kann auch ausgelagert und von externen Dienstleistungsunternehmen übernommen werden.

Rechnungsverwaltung und Finanzplanung sind eng mit der Finanzbuchhaltung verknüpft. Denn nur wenn Sie einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben, also Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen behalten, können Sie Ihre Liquiditätsplanung auf ein solides Fundament stellen.

Bei kleineren Unternehmen unterstützt eine Buchhaltungssoftware und ein flexibles Geschäftskonto dabei, die Finanzplanung und -buchhaltung zu erledigen. Qonto bietet hierfür zahlreiche Partner-Integrationen wie DATEV, lexoffice, sevDesk u.v.m. an, die sich einfach mit Ihrem Qonto Konto verbinden lassen. So behalten Sie Ihren Cashflow immer im Blick und können Ihre Finanzplanung flexibel steuern.

Qonto bietet verschiedene Funktionen und Tools, mit denen Sie bei der digitalen Rechnungsverwaltung Zeit sparen. Dazu gehören:

• Scannen und Übertragen von Rechnungen: Statt Rechnungen manuell zu bearbeiten, können sie mit dem Smartphone über die Qonto App schnell eingescannt, digital übertragen und zentral an einem Ort gespeichert werden.
• Die Digitale Rechnungsverwaltung kann Ihre Rechnungen automatisch sortieren und klassifizieren, basierend auf Kriterien wie Lieferant:innen, Rechnungsdatum und Betrag.
• Da sich durch die digitale Rechnungsverwaltung wiederkehrende Prozesse automatisieren lassen, werden menschliche Fehler, die bei manueller Verarbeitung häufig auftreten, minimiert. Das spart Zeit und Nerven.
• Die digitale Rechnungsverwaltung mit Qonto ermöglicht es zusätzlich, Rechnungen schneller zu verarbeiten, da sie automatisch sortiert und klassifiziert werden und nicht manuell bearbeitet werden müssen.
• Qonto spart Zeit bei der Rechnungsverwaltung, indem es die Details wie Betrag, Fälligkeitsdatum und IBAN automatisch aus der Rechnung extrahiert und für die Vorbereitung der Buchhaltung aufbereitet. So können Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung mit ruhigem Gewissen einreichen und das Risiko falscher Angaben minimieren.