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Vos questions sur la facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique, également appelée e-facture, désigne une facture dont l’ensemble du processus (création, émission, transmission et réception) s’opère selon un format électronique structuré pour garantir le traitement automatique de ce document.

À l’instar d’une facture papier, chaque facture électronique doit contenir l’intégralité des mentions obligatoires telles que :

  1. date et numéro de la facture ;
  2. identité du vendeur ou du prestataire de services ;
  3. coordonnées du client ;
  4. dénomination des produits et des services vendus ;
  5. taux de TVA applicable ;
  6. informations sur le mode de paiement.

Quel format choisir pour la dématérialisation et le stockage de ses factures ?

Sachez qu’il existe 3 formats de factures électroniques.

1. Les factures au format « Structuré »

Elles se composent de données structurées qui répondent aux exigences de l’EDI (Échange de Données Informatisé). Cette solution nécessite le recours à un traducteur pour que les informations liées aux transactions soient lisibles par l’œil humain.

La difficulté de ce format pour la création et l’émission des factures électroniques de votre entreprise est que de nombreuses normes EDI existent.

2. Les factures au format « Non structuré »

Elles visent uniquement à scanner la facture papier pour la remplacer par une version au format électronique (un simple PDF en général) pour répondre aux attentes de l’administration fiscale. La dématérialisation de vos factures au format PDF apparaît comme la solution la plus facile à mettre en place, mais également la moins sécurisée.

3. Les factures au format « Mixte », ou Hybrid Invoice

Elles désignent des factures qui se composent de deux parties. La première face est au format PDF/A3 lisible par les clients et les fournisseurs et qui contient l’ensemble des informations obligatoires à mentionner sur une facture papier. Quant à la deuxième face, elle comporte des données à destination des machines pour traiter le contenu de la facture.

Depuis 2017, cette solution s’appuie sur le standard Factur-X qui a été développé par la France et l’Allemagne.

Qui est concerné par l’obligation de recourir à la facturation électronique en France ?

Depuis le 1er janvier 2020, l’émission et la transmission d’une facture à une administration du secteur public doivent obligatoirement s’effectuer au format électronique pour toutes les entreprises basées en France. Pour ce faire, les fournisseurs de l’État utilisent la plateforme de dématérialisation Chorus Pro.

Conformément à l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, le gouvernement français a acté la réforme concernant l’obligation de passer à la facturation électronique. Elle s’appliquera aux échanges réalisés entre deux professionnels assujettis à la TVA et établis en France.

L’entrée en vigueur de l’obligation de création et d’émission de factures électroniques diffère selon la taille de l’entreprise. Voici le calendrier :

  1. 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  1. 1er janvier 2025 pour les établissements de taille intermédiaire ;
  1. 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises.

De plus, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA auront l’obligation d’exiger une facture au format électronique à leurs fournisseurs à compter du 1er juillet 2024 dès lors que leurs fournisseurs sont soumis à l’obligation de transmission d’une e-facture.

Qu’en est-il pour les autres entreprises ?

Notez que certains professionnels demeureront exemptés de la transmission obligatoire d’une facture électronique à leurs clients après le 1er janvier 2026. À savoir ceux qui :

  1. bénéficient du régime de la franchise en base de TVA, comme les auto-entrepreneurs ;
  2. réalisent des transactions avec des particuliers (livraisons de biens ou prestations de services).

En revanche, ces entreprises sont soumises au e-reporting. Ce dernier consiste à la transmission à l’administration fiscale de plusieurs informations relatives à des échanges commerciaux non soumis à l’émission d’une facture électronique, comme :

  1. montant de la facture ;
  2. montant de la TVA.

La mise en place de l’e-reporting concerne principalement les transactions avec des clients particuliers ou des clients basés hors de France.

En complément de la facturation électronique, les informations collectées dans le cadre de l’e-reporting permettent de compléter automatiquement votre déclaration de TVA et de disposer d’une vue d’ensemble de l’activité économique de votre entreprise.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

Outre l’obligation légale, la mise en œuvre de la dématérialisation des factures présente de multiples avantages pour faciliter la gestion de votre business :

  1. réduire les délais de paiement de vos factures et simplifier le suivi de vos transactions. De plus, la mise en place d’une solution de paiement innovante peut inciter vos partenaires à régler plus rapidement ;
  2. limiter le poids de la gestion et du traitement de vos factures électroniques. Par exemple, le traitement automatique de vos factures dans la comptabilité de votre entreprise dès émission ou réception réduit la charge administrative et génère des gains de productivité ;
  3. diminuer le coût d’émission de vos factures, car une facture électronique coûte jusqu’à 10 fois moins cher qu’une facture papier ;
  1. renforcer la sécurité de vos processus de facturation, notamment avec la mise en place d’un système de signature électronique pour garantir l’authenticité de la facture dématérialisée ;
  2. gagner du temps pour la préparation de vos déclarations de TVA grâce au préremplissage.

Avec Qonto, l'étape de dématérialisation débute dès l'émission d'un devis. En effet, notre outil de facturation vous permet de transformer vos devis en factures en un clic.

De plus, la réforme sur la dématérialisation des factures vise à atteindre certains objectifs du gouvernement :

  1. simplifier la détection de la fraude par l’administration fiscale ;
  2. mieux connaître l’activité économique des entreprises en France pour orienter plus efficacement les décisions politiques.

Comment faire pour émettre et recevoir une e-facture obligatoire ?

Pour procéder à la création, à la transmission et à la réception de leurs factures électroniques, clients et fournisseurs doivent recourir à une plateforme de dématérialisation.

Notez que parmi les différentes plateformes possibles, vous être libre de choisir la solution qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez utiliser :

  1. la même plateforme que votre client ;
  2. une plateforme distincte ;
  3. le portail public de facturation.

Les plateformes de dématérialisation autorisées à échanger des factures au format électronique et à transmettre les données au portail public devront être immatriculées auprès de l’administration. Par conséquent, assurez-vous de choisir une plateforme partenaire pour votre facturation électronique.