Offene Rechnungen? Das können Sie tun

Ihre Geschäftsidee ist innovativ. Dank eines detaillierten Businessplans, steht Ihnen ausreichend Kapital zur Gründung Ihres Unternehmens zur Verfügung. Die ersten Kunden haben Sie auch erfolgreich akquiriert. Die Rechnungen sind geschrieben und Sie rechnen fest mit den Zahlungen. Auf Ihrem Weg zum Erfolg haben Sie das Geld bereits fest für Ihre nächsten Schritte eingeplant. Offene Rechnungen, die Ihre Kunden nicht pünktlich bezahlen, setzen gerade bei kleineren Unternehmen schnell die Existenz aufs Spiel. 

Offene Rechnungen sind für jedes Unternehmen lästig. Unbezahlte Forderungen hinterlassen ein Loch im ohnehin meist knappen Budget. Wer keine Rücklagen gebildet hat, gerät schnell selbst in Zahlungsverzug. 

Die Gründe für offene Rechnungen sind vielfältig. Im besten Fall hat der Kunde oder die Kundin es einfach vergessen und die Situation ist ihm oder ihr so unangenehm wie Ihnen. Sie sind im Vorteil, wenn Sie Ihre Kunden persönlich kennen. Liegt dem Problem eine schlechte Verwaltung der Eingangsrechnungen zugrunde, reicht ein kurzes Telefonat meist aus, um es schnell aus der Welt zu schaffen. Ist telefonisch niemand erreichbar, haben Sie immer noch die Möglichkeit, eine Zahlungserinnerung per E-Mail zu versenden, um Ihnen im besten Fall den Mahnweg bei offenen Rechnungen zu sparen. 

Zahlt Ihr Kunde oder Ihre Kundin nicht, weil es Unstimmigkeiten mit der Rechnung gibt, ist das Gespräch das Mittel der Wahl. Von Angesicht zu Angesicht lässt sich meist schnell klären, wo das Missverständnis liegt.

Die Zahlungserinnerung für offene Rechnungen enthält im Prinzip die gleichen Informationen wie die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin bereits geschickt haben. So machen Sie es Ihren Kunden leicht, die Zahlungserinnerung der entsprechenden Rechnung zuzuordnen. Sie enthält mindestens die folgenden Angaben: 

Die Zahlungserinnerung für offene Rechnungen wird freundlich formuliert. Sie gehen zunächst davon aus, dass die Rechnung übersehen oder die Zahlung schlichtweg vergessen wurde. Entsprechend formulieren Sie die Zahlungserinnerung zurückhaltend. Sind Sie unsicher, finden Sie Vorlagen und angemessene Formulierungen im Internet. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, finden Sie hier in der Regel auch einen Vorschlag für die passende Formulierung. Mit einem Tools für digitales Rechnungsmanagement können Sie sie auch automatisch verschicken lassen.

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Es gibt mittlerweile viele Zahlungsoptionen. Überlegen Sie sich, welche Optionen für Sie sinnvoll sind und klären Sie im Vorfeld mit Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin, welche der angebotenen Zahlungsarten er oder sie bevorzugt. Damit machen Sie die Begleichung Ihrer Rechnungen so einfach wie möglich und es gibt eigentlich keinen Grund mehr für offene Rechnungen.

Ist ein Kunde oder eine Kundin tatsächlich zahlungsunfähig, handelt es sich hoffentlich nur um einen vorübergehenden finanziellen Engpass. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden, um gemeinsam eine Lösung zu finden, die beiden  Seiten entgegenkommt. Vereinbaren Sie beispielsweise Ratenzahlung. Das verschafft Ihnen beiden ein wenig Luft. 

Das Recht ist auf Ihrer Seite und Sie haben gute Möglichkeiten, bei Zahlungsverzug an Ihr Geld für offene Rechnungen zu kommen. Bis ein Mahnverfahren eingeleitet ist und zahlungsunwillige Kunden ihrer Zahlungspflicht nachkommen, vergeht aber trotzdem wertvolle Zeit. Zeit, in der Ihnen Ihr Geld für weitere Investitionen oder Lohnzahlungen nicht zur Verfügung steht. 

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Die Verjährungsfrist für offene Rechnungen beträgt drei Jahre nach Rechnungsstellung. Lassen Sie die Frist verstreichen, verlieren Sie das Recht, Ihre Forderung vor Gericht einzuklagen. Das bedeutet aber nicht, dass Ihr grundsätzlicher Anspruch auf die ausstehende Summe erlischt. Ihr Kunde schuldet Ihnen diese nach wie vor.

Ein paar kleine Tricks und Kniffe helfen Ihnen dabei, die Zahlungsmoral Ihrer Kunden ohne großen Aufwand zu stärken und das Risiko von offenen Rechnungen zu minimieren.

Es hilft manchmal alles nichts. Sie haben alles getan, um es Ihren Kunden so einfach und bequem wie möglich zu machen, offene Rechnungen pünktlich zu begleichen. Das persönliche Gespräch hat nicht das gewünschte Ergebnis erzielt. Und auch nach einer schriftlichen, immer noch freundlichen Erinnerung wurde die offene Rechnungen nach wie vor nicht beglichen. Jetzt sollten Sie auf jeden Fall schnell handeln: Die Verjährungsfrist für offene Rechnungen beträgt drei Jahre. Danach können Sie Anspruch nicht mehr vor Gericht geltend machen. Übrigens: Wie bei einer Mahnung setzen Sie mit einer Zahlungserinnerung einen neuen Zahlungstermin fest.

Bevor Sie jetzt aber gleich rechtliche Schritte einleiten, um Ihre Kunden dazu zu bewegen, offene Rechnungen zu begleichen, steht Ihnen noch der Weg des außergerichtlichen Mahnverfahrens offen. Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, festgelegte Schritte einzuhalten. Laut Gesetz reicht bereits eine einzige Mahnung aus, weitere Mahnungen sind optional. Im Hinblick auf eine weitere, gute Zusammenarbeit mit Ihren Kunden erweist sich die in Deutschland übliche Vorgehensweise in drei Schritten allerdings als durchaus sinnvoll. Bleibt der Mahnprozess dennoch erfolglos, kommt es im äußersten Fall zum Abbruch der Geschäftsbeziehungen.

In Ihrer Rechnung ist neben dem Rechnungsbetrag auch das Zahlungsziel festgelegt. In der Regel ist ein Zahlungsziel von 30 Tagen vereinbart. Zahlt der Kunde oder die Kundin innerhalb dieses Zahlungsziel nicht, wird nach Ablauf von 30 Tagen ohne Zahlungseingang die erste Mahnung fällig. Haben Sie ein abweichendes Zahlungsziel vereinbart, gilt natürlich dieser Zeitraum, um die Rechnung zu begleichen. Die Hauptsache ist, dass das Zahlungsziel eindeutig aus Ihrer Rechnung hervorgeht. In diesem ersten Mahnschreiben wird eine neue Zahlungsfrist für offene Rechnungen von meist 14 Tagen festgesetzt, in der Ihr Kunde oder Ihre Kundin ausstehende Zahlungen begleichen muss. 

Wenn Sie nach Verstreichen der neuen Zahlungsfrist, immer noch keinen Zahlungseingang für offene Rechnungen verzeichnen können, gerät der Kunde oder die Kundin in Zahlungsverzug. Mit der zweiten Mahnung werden zusätzlich zum Rechnungsbetrag Mahngebühren fällig. Die Mahngebühren sind unabhängig von der Höhe der offenen Zahlung und liegen üblicherweise bei 2,50 Euro.

Der Ton wird schärfer, aber Sie müssen sich weiterhin gedulden: Die zweite Mahnung verschafft dem Kunden oder der Kundin erneut eine Zahlungsfrist von 14 Tagen, um offene Rechnungen zu begleichen. Erst danach kommt es zum dritten und letzten Schritt.

Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin muss klar sein, dass es nach der dritten und letzten Mahnung keine weiteren außergerichtlichen Aufforderungen geben wird, um offene Rechnungen einzutreiben. Um Ihrer Forderung noch stärkeren Ausdruck zu verleihen, setzen Sie Ihrem Auftraggeber eine verkürzte Zahlungsfrist und erheben Sie zusätzlich zu den Mahngebühren auch Verzugszinsen für offene Rechnungen.

Ob erste, zweite oder dritte Mahnung: Sie sollten sie unbedingt per Einschreiben mit Rückschein an den Schuldner bzw. die Schuldnerin versenden. Sie vermeiden damit Behauptungen, dass Ihre Zahlungsaufforderungen für offene Rechnungen nicht erhalten wurden. 

Jetzt warten Sie schon lange auf Ihr Geld, dass Ihnen als Gründer:in oder Freelancer:in an allen Ecken und Enden fehlt. Sie sind mit Ihrer Geduld am Ende. Wer dennoch ein teures und langwieriges Gerichtsverfahren vermeiden möchte, hat noch weitere Möglichkeiten, außergerichtlich an sein Geld zu kommen. 

Die Kosten für den Anwalt oder das Inkasso-Büro trägt in beiden Fällen der Schuldner bzw. die Schuldnerin. 

Bleiben alle außergerichtlichen Bemühungen erfolglos, bleibt Ihnen nur noch das gerichtliche Mahn- oder Klageverfahren, um den Schuldner oder die Schuldnerin zur Zahlung der offenen Rechnungen zu bewegen.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein zivilrechtliches Verfahren, das der Durchsetzung von Geldforderungen dient. Das Mahnverfahren ermöglicht die Vollstreckung einer Geldforderung ohne Erhebung einer Anklage und somit auch ohne Urteil. Es findet weder eine mündliche Verhandlung noch eine Beweiserhebung statt. Für die Einleitung des Mahnverfahrens gibt es Formulare, die Sie sich online herunterladen und ausgefüllt an das zuständige Gericht senden können. Grundlage für das Verfahren bildet die schriftliche Mahnung. Wenn kein Zweifel an Ihrer Forderung besteht, können Sie davon ausgehen, dass Ihr Kunde oder Ihre Kundin keinen Widerspruch gegen noch offene Rechnungen einlegen wird. Sie erhalten dann vom Gericht einen Bescheid zur Durchführung einer Zwangsvollstreckung.

Erhebt Ihr Kunde oder Ihre Kundin Einspruch gegen Ihre Forderungen, bleibt Ihnen als letztes Mittel das gerichtliche Klageverfahren. Bevor Sie sich zu diesem Schritt entschließen, sollten Sie abwägen, ob es sich tatsächlich lohnt, offene Rechnungen vor Gericht zu erstreiten. Sie müssen auf jeden Fall einen Anwalt einschalten. Die Kosten können je nach Dauer des Verfahrens den Streitwert schnell übersteigen. Verlieren Sie den Prozess oder meldet Ihr Kunde oder Ihre Kundin Insolvenz an, bleiben Sie nicht nur auf offenen Rechnungen sitzen, sondern müssen auch noch für die Anwalts- und Gerichtskosten aufkommen. 

Natürlich sieht man seinen Auftraggeber:innen im Vorfeld ihre Zahlungsmoral nicht an. Aber es gibt gute Mittel und Wege für Sie als Gründer:in und Freelancer:in offene Rechnungen zu vermeiden und Zahlungsausfälle zu minimieren und die Zahlungsbereitschaft Ihrer Kunden zu erhöhen. 

Auch damit können Sie offene Rechnungen nicht hundertprozentig vermeiden, Ihr Risiko und den Aufwand aber erheblich reduzieren.