Bien plus qu’un logiciel de facturation

Afin de lutter plus efficacement contre les fraudes à la TVA, le gouvernement français a durci les obligations des entreprises via l’article 88 de la loi de finances en 2016. Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels suivants doivent recourir à un logiciel de comptabilité, de gestion ou un système de caisse :

✓ entreprises soumises à la TVA qui proposent des livraisons de biens ou des prestations de services à des particuliers ;
✓ entreprises qui effectuent des encaissements à partir d’un logiciel ou d’un système de caisse.

Par conséquent, l’obligation de recourir à des logiciels spécifiques ne concerne pas :

✓ les professionnels qui exercent leur activité sous le régime de la franchise en base de TVA, comme les auto-entrepreneurs ;
✓ les entreprises qui émettent des factures à des clients professionnels.

Pour répondre aux exigences de la loi anti-fraude, votre outil de facturation doit répondre à 4 critères de conformité :

✓ inaltérabilité, toute modification ou suppression des données doit être enregistrée par le logiciel ;
✓ sécurisation des données ;
✓ conservation des données relatives aux encaissements pendant 6 ans ;
✓ archivage pour figer les données sauvegardées et être en mesure de les restituer à l’administration fiscale.

En cas de contrôle, vous devez être en mesure de remettre l’attestation de conformité communiquée par l’éditeur de votre logiciel de facturation. Sans ce certificat, vous vous exposez à une amende de 7 500 euros.

Opter pour un outil de facturation en ligne, comme un logiciel SaaS, plutôt qu’un logiciel installé directement sur l’un des ordinateurs de votre PME présente plusieurs avantages.

Gagner du temps pour la gestion commerciale de son entreprise

La création de factures avec une solution complète en ligne permet de passer à la dématérialisation des factures et ainsi de vous préparer à la généralisation de la facturation électronique.

De plus, limiter le temps consacré à la gestion commerciale vous libère des tâches administratives à faible valeur ajoutée pour vous concentrer sur le développement de l’activité.

Avec un logiciel de facturation en ligne, vous disposez de bien plus qu’un simple outil pour éditer des devis et des factures. Par exemple, notre solution comporte un tableau de bord qui vous permet de suivre :

✓ l’état des factures émises ;
✓ les dates d’échéances.

Ainsi, vous visualisez en un coup d’œil lorsqu’une facture est échue et vous pouvez relancer votre client sans perdre une minute depuis l’application mobile ou la version web.

Certains logiciels de facturation en ligne proposent même des fonctionnalités avancées, comme la conversion d’un devis en facture en un clic après acceptation par le client.

Accéder à ses devis et ses factures où que l’on soit

Le principal intérêt d’un logiciel de facturation en ligne, c’est que vous pouvez y accéder où que vous soyez depuis l’application mobile.

En déplacement ou en rendez-vous, vous êtes en mesure d’éditer un devis en quelques minutes et ainsi obtenir immédiatement l’accord de votre client.

De même, la plateforme vous permet de suivre les échéances en temps réel et de relancer vos clients depuis n’importe quel appareil connecté à internet sous tous les systèmes d’exploitation (Windows, Linux, Android, etc.).

Automatiser les processus comptables

Selon le logiciel de facturation en ligne que vous choisissez, vous pouvez aisément le connecter avec votre logiciel de comptabilité et ainsi faciliter le travail pour votre service comptable.

Cet export automatique de vos devis et de vos factures présente également l’avantage de réduire le risque d’erreurs, car votre collaborateur ne doit pas saisir à nouveau les éléments d’une facture dans la comptabilité de l’entreprise.

L’outil de facturation en ligne de Qonto est compatible avec plus de 80 logiciels comptables (Sage, Quickbooks, Evoliz, Axonaut, etc.). Ainsi, vous pouvez transférer vos factures et vos mouvements bancaires sans effort.

Réduire les délais de paiement des factures

Les impayés et les retards de paiement font partie des principales craintes des auto-entrepreneurs, des très petites entreprises (TPE) et des petites et moyennes entreprises (PME). En effet, le non-respect d’une échéance peut avoir de graves répercussions sur l’activité de la société.

Avec un logiciel de facturation en ligne vous gardez un œil sur les échéances de paiement et vous pouvez programmer des relances automatiques.

Qonto vous permet d’aller encore plus loin, puisque vous pouvez encaisser vos clients en moins de 10 secondes grâce aux virements instantanés.

Pas envie d’attendre 30 jours fin de mois pour être payé ? Tournez-vous vers une solution d’affacturage pour recevoir le paiement immédiatement et ainsi réduire les délais de paiement.

Rien n’empêche les entreprises d’utiliser Excel ou Google Sheets pour émettre des devis et des factures, dès lors que la loi anti-fraude à la TVA ne les concerne pas.

Ainsi, les auto-entrepreneurs qui exercent sous le régime de la franchise en base de TVA ou les TPE et les PME qui travaillent avec des clients professionnels peuvent faire leurs devis et leurs factures avec Excel.

Toutefois, vous devrez veiller à ce que vos devis et vos factures comportent les mentions obligatoires. À savoir :

✓ le terme « facture » ou « devis » ;
✓ mention « EI » ou « Entrepreneur Individuel » à côté de votre nom et prénom si vous exercez votre activité sous le régime de l’entreprise individuelle, comme un auto-entrepreneur ;
✓ coordonnées de votre entreprise ;
✓ date d’émission du devis ou de la facture ;
✓ numéro du devis ou de la facture ;
✓ informations relatives au client (nom, coordonnées et numéro de TVA intracommunautaire si votre client est basé à l’étranger) ;
✓ définition de la prestation de services ou de la vente de produits, telles que nature, quantité et prix unitaire. Si votre facturation concerne plusieurs prestations de service ou plusieurs produits, insérez une ligne pour chacun de vos articles ;
✓ date d’exécution de la prestation ou de livraison des produits ;
✓ prix total à payer HT. Si votre société est assujettie à la TVA, indiquez également le taux applicable et le montant total TTC sur votre facture ;
✓ réduction ou remise accordée à votre client ;
✓ numéro du devis ou du bon de commande validé par le client.

De plus, cette solution n’est recommandée que pour les auto-entrepreneurs ou les entreprises qui démarrent leur activité. Assez rapidement, recourir à des outils professionnels, comme un logiciel de facturation ou un logiciel de comptabilité, s’avérera indispensable pour gagner du temps et réduire le risque d’erreurs.

Henrri ou Zervant jouent la carte de la gratuité pour se distinguer d’autres outils comme Sellsy ou Kiwili. Voici les principaux critères à évaluer pour bien choisir votre logiciel de facturation gratuit pour auto-entrepreneur.

Les conditions pour la gratuité

Certains logiciels de facturation laissent croire aux auto-entrepreneurs qu’ils sont totalement gratuits. Or, vous vous rendez vite compte que la version gratuite de l’outil est très limitée.

Par exemple, Zervant vous propose une version gratuite, mais elle vous permet de facturer uniquement 5 clients différents.

Avec le logiciel de facturation Henrri, ce sont certaines fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans la version gratuite. Telles que : les factures d’abonnements, les relances automatiques des impayés ou l’export comptable.

Chez Qonto, l’utilisation de notre outil de facturation en ligne ne vous coûte rien de plus que le forfait de votre compte pro. Ainsi, nos clients bénéficient de ce logiciel dans leur interface sans supplément, excepté pour le forfait Basic.

Les fonctionnalités du logiciel de facturation

Chaque logiciel de facturation pour auto-entrepreneur propose des fonctionnalités différentes. Par conséquent, vous devez vous assurer que l’outil que vous envisagez d’utiliser répond parfaitement à vos besoins.

Optez pour un logiciel évolutif qui s’adaptera selon le développement de votre activité. Ainsi, vous n’aurez pas à rechercher un nouveau logiciel si l’outil que vous aviez sélectionné ne correspond plus à vos attentes.

Assurez-vous également que les modules gratuits bénéficient de mises à jour régulières de la part de l’éditeur du logiciel de facturation.

Attention, certaines fonctionnalités sont parfois exclues de l’offre gratuite. Par exemple, Henrri, la solution développée par la société française Rivalis, réserve certaines options à ses clients payants : factures d’avancements ou rappels de paiement.

C’est pourquoi nous vous recommandons d’effectuer un comparatif des meilleurs logiciels de facturation du marché avant de prendre votre décision.

La compatibilité avec les autres outils

En plus de sa simplicité d’utilisation, votre logiciel de facturation doit parfaitement s’imbriquer avec vos autres outils (logiciel de comptabilité, logiciel de gestion, fichier client, etc.). De cette façon, vous bénéficiez d’une solution complète pour suivre votre activité et prendre les bonnes décisions.

Qonto communique automatiquement vos documents commerciaux et vos opérations bancaires avec plus de 80 outils comptables, tels que Quickbooks, Axonaut, Sage ou encore Evoliz. Ainsi, vous limitez le risque d’erreurs et vous facilitez le travail de votre service comptabilité.

De plus, nous rapprochons automatiquement chaque mouvement avec la facture associée pour vous faire gagner un temps précieux lors de la clôture comptable.

La conformité avec la législation française

Avec l’entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire pour les TPE et les PME en 2025, mieux vaut vous préparer en amont et choisir dès maintenant un logiciel de facturation qui respecte la réglementation en vigueur.

En effet, même si l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation ne s’applique pas aux auto-entrepreneurs, vos devis et vos factures doivent impérativement se conformer à la loi et comporter certaines mentions spécifiques.

De plus, vous veillerez à choisir un logiciel de facturation qui assure la sécurité des données de vos clients et qui stocke vos documents sur un serveur protégé.