Optimiza el control de gastos de tu empresa

Te damos algunos consejos para que puedas gestionar el día a día de manera eficaz, usando herramientas como Qonto.

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Cómo llevar un control exhaustivo y detallado de las cuentas

La importancia del control exhaustivo y detallado de las cuentas. La economía empresarial depende en gran parte de la planificación de nuestras finanzas. Por eso, será imprescindible llevar un riguroso control de gastos e ingresos.

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Nuestros consejos

Control de gastos excel

Existen muchas técnicas para gestionar nuestras cuentas y vigilar el dinero que entra y sale de ellas. Controlarlo de manera eficiente nos va a liberar de deudas y de estrés.

El funcionamiento de nuestra empresa será mucho más fluido si tenemos en todo momento dinero disponible. Facturar es importante. Por eso es necesario llevar a cabo una administración eficiente y seria de los gastos mensuales a través de un Excel pormenorizado. Es una técnica que funciona desde hace muchos años y te permite revisar y controlar el presupuesto empresarial.

El control gastos Excel se puede llevar a cabo mediante tablas que generen un reporte con todas las cantidades que entran y salen de nuestra cuenta bancaria. Con Excel, podrás controlar tu dinero y los ingresos y gastos que realice tu empresa, por categorías. Utilizando Google Drive, la privacidad de tus datos e información está garantizada.

Existe una enorme cantidad de recursos didácticos y plantillas de Excel para llevar una contabilidad diaria de las transacciones económicas. Con una simple búsqueda por la red conseguiremos ejemplos de control de gastos Excel que nos pueden ayudar.

Además, no solo nos servirá a nivel contable; a través de las hojas de cálculo también podemos organizar una lista de tareas, la agenda, los presupuestos, los planes a corto y medio plazo. Muchos expertos en finanzas siguen usando Excel como principal herramienta contable. Es una herramienta clásica, fiable y que garantiza buenos resultados.

APPs para el control gastos mensuales

Es una de las opciones más novedosas utilizadas hoy día: las de las aplicaciones online que te ayudan a controlar tus gastos y beneficios. Seguro que te suenan algunos nombres como Fintonic, Mooverang, Monefy o Mint. Son plataformas para administrar nuestras cuentas bancarias.

Todas tienen peculiaridades que las hacen diferentes unas de otras, pero la mayoría de ellas permite ir apuntando los gastos e ingresos y realizar gráficos que te señalen la evolución de nuestras operaciones. La tendencia es muy importante para saber si estamos avanzando correctamente, hacia el superávit y la liquidez.

Lo interesante de estas apps es que podemos llevar esa contabilidad siempre con nosotros gracias al móvil. Muchos empresarios ya carecen de libreta, agenda o cuadernos, les basta con un móvil de última generación con una de estas modernas y multifuncionales aplicaciones que ayudan en el control de gastos e ingresos.

Control gastos de viaje

Si disponemos de un vehículo familiar o de nuestra sociedad, será necesario llevar un férreo control de los gastos de kilometraje. Son muchos los viajes que hacemos a lo largo del año. Todos con un alto coste en gasolina, dietas, peajes, alojamientos y otros gastos de viaje que necesitamos contabilizar. Para poder pagar todos estos gastos es recomendable que abramos una cuenta bancaria (si es posible con tarjeta de crédito) que nos permita realizar los múltiples desembolsos. 

A la hora de organizar un presupuesto para un viaje, ya sea pequeño o largo, es necesario priorizar y planificar los gastos. Tener todos los billetes y peajes pagados con la mayor antelación posible (esto nos ahorrará costes) y toda la documentación en regla. Muchas veces el hecho de no planificar el viaje hace que surjan gastos inesperados que al final resienten nuestra economía.

¿Quieres saber más? Descubre nuestro artículo sobre el tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas.

Intentemos, en la medida de lo posible, pagar los servicios y productos que consumamos mediante la tarjeta bancaria. ¿Por qué? Esto hará que no tengamos que preocuparnos por llevar efectivo (puede perderse) y dispongamos de un control de las cuentas más preciso. Al final podremos hacer un balance económico y determinar los costes de forma fidedigna.

Por qué es importante gestionar bien tu cuenta de gastos

Sanear las cuentas es posible

La salud financiera de nuestra sociedad empresarial pasa por ingresar más de lo que gastamos. Y eso solo se consigue acumulando ingresos extras y controlando cada gasto.

Otro consejo

Debemos estudiar bien dónde guardar nuestros ahorros. Hay entidades bancarias que te permiten sacar rentabilidad a tu capital, basta con pedir asesoramiento para que nos expliquen todas las opciones disponibles (depósitos, plan de pensiones, bonos, etc.).

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Notificaciones en tiempo real

Cada vez que hacen un pago, tus empleados reciben una notificación para acceder a la aplicación móvil y completar la transacción con su recibo e IVA correspondientes.

Historial de transacciones ilimitado

Retrocede en el tiempo desde tu aplicación para ver todas tus transacciones. Y expórtalas fácilmente en formato .csv para tu contable.

Etiquetas personalizadas, gestión personalizada

Las etiquetas personalizadas permiten clasificar las transacciones e identificar rápidamente cada gasto: programas, comidas de equipo, billetes de avión... En cuanto las apliques a tus transacciones, aparecerán en el archivo de exportación para que puedas preparar la contabilidad.
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Para saber más

Controlar gastos a través de una tarjeta de crédito

La tarjeta de crédito no es solo una herramienta extra que nos puede venir muy bien en cualquier momento, sobre todo cuando nos hemos quedado sin efectivo, sino también una excelente forma de ir controlando aquellos gastos que vamos haciendo en nuestra vida diaria. 

Todas las operaciones quedan registradas, por tanto, podremos analizarlas y estudiar qué nos beneficia y dónde estamos gastando más de lo aconsejable. 

¿Cómo administrar tus finanzas y el flujo de caja?

Hay personas y empresas que manejan tal cantidad de operaciones económicas que prefieren acudir a un gestor profesional o un asesor para tener controlados sus negocios.

Muchas empresas se dedican a gestionar patrimonios o aconsejar en el plano financiero. Es cuestión de buscar la firma o los profesionales que nos transmitan la mayor confianza y delegar ciertas operaciones. 

Saber gestionar una compañía confiando en tu equipo

La gestión de una compañía o entidad empresarial debe ser integral, no es una tarea sencilla ni es individual, es grupal. Hay muchos factores a tener en cuenta: sueldos, material, control gastos gasolina, kilometraje, dietas, gastos superfluos, etc. 

Un empresario debe ser capaz de asegurar el desarrollo de su actividad a través de personas que estén preparadas, optimizando en todo momento la productividad y la eficacia para finalmente ofrecer un producto o servicio competitivo en el mercado. La administración económica deberá ser una de sus prioridades, por lo tanto habrá que buscar la mejor fórmula. Debe cumplir con la normativa fiscal y mercantil y, en definitiva, tener una visión periférica de la compañía.

Los grandes empresarios suelen delegar estas gestiones económica en departamentos o directores de área especializados. Es una forma de reducir la carga trabajo y poder centrarse en la dirección. Por ejemplo, el control gastos gasolina dependerá seguramente del departamento financiero.

Opciones de tarjeta de pago y tarifas

Existen varios tipos de tarjetas en el mercado que conviene conocer para saber cuál es la que mejor se adapta a nuestra economía. Existen las tarjetas de débito, en las que el importe que solicitamos se resta de forma automática de nuestros fondos. Se usa en cajeros automáticos y tienen bajas comisiones (las hay incluso gratis).

También tenemos las tarjetas de crédito, que permiten sacar efectivo aunque carezcamos de fondos. Sería equivalente a solicitar un préstamo. Hay que mirar bien las condiciones de estas tarjetas, que si bien pueden ayudarnos a solventar algunos gastos, conllevan intereses que habrá que pagar más adelante. Existen más modalidades: la tarjeta revolving, en el que los pagos se pueden aplazar hasta una determinada fecha, las tarjetas prepago o las de determinados comercios, entre otras.

Sea cual sea la opción que elijamos, es muy importante estudiar la letra pequeña de cada una y decantarnos por la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Gestionar de forma realista los gastos de empresa

Las situaciones de endeudamiento son complejas. Para evitarlas, hay que establecer ciertas medidas. Algunos asesores económicos recomiendan el pago de estas deudas lo antes posible, y en el caso de que se acumulen, buscar un sistema de pago que las reunifique para ir pagando una cuota única.

Para no llegar a acumular demasiadas deudas, es preciso realizar planes realistas. Ser realistas en la gestión de la economía de nuestra empresa va a facilitarnos una administración eficaz y seria.