Frais de déplacement : caractéristiques et remboursement

Il est fréquent de devoir engager des frais de déplacement dans le cadre de son emploi, que ce soit pour se rendre sur son lieu de travail ou à l’occasion d’un voyage d'affaires. Remboursement des frais kilométriques par l’entreprise, des frais de repas ou des frais d’hébergement, cette tâche est parfois difficile à appréhender pour l’employeur et ses salariés. Quelles dépenses peuvent être remboursées ? Pour quel montant ? Qonto vous dit tout sur les frais de déplacement.

Les frais de déplacement désignent toutes les dépenses engagées par un salarié obligé de se déplacer pour le compte de son entreprise. Il peut s’agir :

• d’un rendez-vous client au sein d’une ville voisine ;
• d’un court déplacement professionnel en France ;
• d’un déplacement de plusieurs semaines à l’étranger.

Les frais de déplacement s’appliquent aussi aux salariés qui exercent en télétravail de manière ponctuelle ou habituelle. Si vous devez vous rendre dans les locaux de votre entreprise pour prendre part à une réunion par exemple, les frais engagés pourront vous être remboursés.

Deux catégories sont regroupées dans les frais de déplacement :

• les frais liés au transport (indemnités kilométriques, titres de transport, frais de location de voiture, carburant, trajet domicile-travail) ;
• les frais liés au déplacement en lui-même (panier repas, frais de restaurant, stationnement, hébergement, frais divers).

Les frais de déplacement sont généralement avancés par le salarié. Néanmoins, l’employeur a l’obligation légale de rembourser les frais engagés, sous réserve que le salarié lui transmette les justificatifs adéquats.

L’employeur doit également prendre en charge 50 % du coût des titres de transport si le salarié utilise les services publics pour se rendre sur son lieu de travail. Cette règle est aussi valable pour le salarié qui décide de louer un vélo.

Chaque dépense doit avoir un motif réel et présenter un montant cohérent. La demande de remboursement doit être accompagnée d’une note de frais permettant au service comptable de procéder à l’indemnisation.

La note de frais doit être établie sur la base de justificatifs indiquant la date du déplacement, son motif, et le montant à rembourser. Ces justificatifs doivent être joints aux notes de frais et conservés précieusement. En effet, ils sont indispensables en cas de contrôle de l’URSSAF.

Très encadrés sur le plan légal, les frais de déplacement sont remboursés par l’employeur au réel ou au forfait. C’est lui qui décide d’appliquer l’une ou l’autre des solutions.

Lorsque le remboursement des frais de déplacement par l’employeur se fait au forfait, l’entreprise verse au salarié une indemnité dont le montant est fixé par un barème Urssaf.

C’est un avantage pour le salarié qui n’a pas l’obligation de justifier ses frais de déplacement pour percevoir son indemnité forfaitaire. Cette solution présente néanmoins un réel inconvénient si le montant des frais engagés excède celui du forfait dont il bénéficie.

Lorsque la prise en charge des frais de déplacement se fait au réel, l’employeur indemnise la totalité des dépenses réellement engagées par le salarié pour mener à bien sa mission professionnelle.

Si le salarié est remboursé sur la base des frais réels, il doit transmettre une note de frais des déplacements professionnels accompagnée des justificatifs correspondants.

Le montant de l’indemnité perçue dépend de la distance que doit parcourir le salarié dans le cadre de son travail.

Lorsque les déplacements sont réalisés sur de faibles distances et ne l'empêchent pas de rentrer chez lui à la fin de sa journée de travail, l’employeur peut rembourser les frais de transport et de repas. L’indemnisation se fait généralement au titre des frais réels, bien que le forfait reste une possibilité.

Un trajet peut aussi être qualifié de grand déplacement. Pour cela, il faut qu’il soit effectué à plus de 50 km du lieu de résidence du salarié ou à plus d’1h30 de route en transport en commun.

Dans ce cas, le salarié peut bénéficier du remboursement de ses frais de restauration et d’hébergement par le biais d’une indemnité de grand déplacement. Le remboursement au réel ou au forfait est à nouveau possible, selon le bon vouloir de l’employeur.

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vous déplacer dans le cadre de votre travail, le calcul des frais de déplacement se fait sur la base du barème Urssaf établi chaque année par l’administration fiscale. Ce dernier prend en compte les frais de carburant, le coût de l’assurance, mais également le coût d’entretien et la dépréciation du véhicule.

Le montant de l’indemnité kilométrique varie en fonction du véhicule utilisé, de sa puissance fiscale et de la distance parcourue sur une durée d’un an.

Voici le barème applicable aux voitures en 2023 :

Prenons deux exemples :

• si vous parcourez 3 500 km avec un véhicule de 5 CV, vous pourrez demander le remboursement de vos frais kilométriques pour un montant de 2 226 €, soit 3 500 km x 0,636 ;
• si vous parcourez 22 000 km avec un véhicule de 6 CV, vous pourrez demander le remboursement de vos frais kilométriques pour un montant de 9 834 €, soit 22 000 km x 0,447.

Bonne nouvelle, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % si vous utilisez un véhicule électrique pour effectuer des déplacements dans le cadre de votre travail.

Une indemnité kilométrique peut aussi être accordée pour les trajets réalisés entre le domicile et le travail, dans la limite d’un aller-retour par jour et de 80 kilomètres maximum. Ce plafond peut néanmoins être augmenté dans certains cas particuliers, comme une mutation professionnelle ou un mauvais état de santé.

Pour définir le montant de l’indemnité de déplacement, il faut regrouper tous les coûts de transport réglés par le salarié. Ces frais comprennent notamment :

• le stationnement ;
• le péage ;
• les titres de transport en commun.

La location d’une voiture et l’utilisation d’un taxi permettent aussi d’obtenir un remboursement des dépenses engagées. En revanche, l’utilisation d’un véhicule d’entreprise n’y donne pas droit, les dépenses étant intégrées dans les frais d’exploitation de l’entreprise.

Si vous ne bénéficiez pas du remboursement au réel pour vos déplacements professionnels, les frais de repas et d’hébergement sont remboursés sur la base des barèmes de l’Urssaf.

Pour les petits déplacements, le salarié a droit à une prime de panier de :

• 9,90 euros maximum s’il n’a pas besoin de prendre son repas au restaurant ;
• 20,20 euros s’il est contraint de le prendre au restaurant.

Pour les grands déplacements, l’indemnité repas s’élève à :

• 20,20 euros pour les 3 premiers mois de déplacement ;
• 17,20 euros du 3ème au 24ème mois ;
• 14,10 euros du 24ème au 72ème mois.

Les grands déplacements donnent aussi droit à une indemnité de logement et petit-déjeuner dont le montant est de :

• 69,50 euros à Paris ou 51,60 euros en province pour les 3 premiers mois ;
• 59,10 euros à Paris ou 43,90 euros en province du 3ème au 24ème mois ;
• 48,70 euros à Paris ou 36,10 euros en province du 24ème au 72ème mois.

Les déplacements réalisés en Martinique, Guadeloupe, Réunion, Guyane, Mayotte ou Saint-Pierre-et-Miquelon font passer l’indemnité forfaitaire à 70 € pour les dépenses d’hébergement et 17,50 € pour les frais de repas.

Les déplacements en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française et à Wallis-et-Futuna, donnent droit à une indemnité de 90 € pour les frais d’hébergement et 21 € pour la prise de repas.

Enfin, le montant de l’indemnisation pour les déplacements professionnels à l’étranger est variable en fonction du pays dans lequel ils ont lieu.

Deux solutions s’offrent à vous pour déclarer aux impôts les frais de déplacement engagés dans le cadre de votre travail :

• la déduction forfaitaire de 10 % ;
• la déduction des frais réels.

Si vous optez pour la déduction de 10 %, vous n’avez aucune démarche à réaliser. L’administration fiscale l’applique automatiquement sur vos salaires et par conséquent sur vos frais de déplacement.

Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous renoncez forcément à l’abattement de 10 %. Vous ne pouvez pas prétendre aux deux options. Pour en bénéficier, il faut que les dépenses professionnelles aient été engagées pendant l’année civile et soient justifiées.

Dans ce cas, les indemnités versées par l’employeur doivent être ajoutées à votre rémunération imposable.

Pour choisir entre la déclaration des frais de déplacement au réel ou au forfait, vous devez évaluer le montant des dépenses professionnelles engagées. S’il est supérieur à 10 % de vos revenus, il vaut mieux opter pour la déduction des frais réels.

Lors de votre déclaration d’impôt, vous devrez indiquer la nature et le montant des frais à déduire sur une note annexe. Vous n’avez pas besoin de présenter vos justificatifs mais il faudra les conserver pour une période de 3 ans et les présenter à l’administration en cas de contrôle.

La gestion des frais de déplacement est une tâche chronophage pour l’entreprise. Elle peut aussi sembler complexe et problématique pour les salariés qui doivent prendre les dépenses en charge avant d’être indemnisés, attendre pour obtenir leur remboursement et s’assurer de ne perdre aucun justificatif.

Pour simplifier cela, ils peuvent désormais soumettre leurs notes de frais en quelques clics sur Qonto et prendre en photo leurs reçus pour les importer automatiquement. De votre côté, vous ne perdez plus de temps à gérer manuellement les notes de frais et à courir après chaque justificatif. Vos salariés sont ainsi remboursés de leurs dépenses instantanément, sans avoir besoin d’attendre le versement de leur salaire.

Vous pouvez aussi fournir une carte affaire à vos salariés. Cette carte de paiement professionnelle proposée par Qonto est associée à une application qui vous permet de visualiser en temps réel l’évolution des dépenses de vos salariés et leur motif.

L’avantage ? Les salariés n’ont plus besoin de réaliser une avance ni de générer des notes de frais en bonne et due forme. Nos cartes offrent également une alternative plus intéressante qu’une carte carburant classique, et peuvent être utilisées en France et à l’étranger, pour tous types de dépenses professionnelles.

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